يجب أن تفهم الإدارة في أي شركة فن الحصول على المنتجات والخدمات. تتبع دورة المشتريات خطوات محددة لتحديد متطلبات أو احتياجات الشركة من خلال الخطوة النهائية لمنح المنتج أو العقد. الإدارة المسؤولة للأموال العامة والشركات أمر حيوي عند التعامل مع هذه العملية الضرورية ، سواء في أسواق اقتصادية قوية أو ضعيفة. سيساعد اتباع تقنية مثبتة خطوة بخطوة الإدارة على تحقيق أهدافها بنجاح.
الخطوة 1: تحتاج الاعتراف
يجب أن يعرف العمل أنه يحتاج إلى منتج جديد ، سواء من مصادر داخلية أو خارجية. قد يكون المنتج بحاجة إلى إعادة ترتيب ، أو قد يكون عنصرًا جديدًا للشركة.
الخطوة 2: حاجة محددة
المنتج المناسب أمر بالغ الأهمية للشركة. بعض الصناعات لديها معايير للمساعدة في تحديد المواصفات. تساعد الأرقام الجزئية في تحديدها لبعض الشركات. الصناعات الأخرى ليس لها نقطة مرجعية. قد تكون الشركة قد طلبت المنتج في الماضي. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب أن يحدد العمل المنتج الضروري باستخدام معرفات مثل اللون أو الوزن.
الخطوة 3: خيارات المصدر
يحتاج العمل إلى تحديد مكان الحصول على المنتج. قد يكون لدى الشركة قائمة مورد معتمد. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسوف تحتاج الشركة إلى البحث عن مورد باستخدام أوامر الشراء أو البحث في مجموعة متنوعة من المصادر الأخرى مثل المجلات أو الإنترنت أو ممثلي المبيعات. ستؤهل الشركة الموردين لتحديد أفضل منتج للشركة.
الخطوة 4: السعر والشروط
سوف يبحث العمل في جميع المعلومات ذات الصلة لتحديد أفضل سعر وشروط للمنتج. يعتمد هذا على ما إذا كانت الشركة تحتاج إلى سلع (منتجات متاحة بسهولة) أو مواد متخصصة. عادة ما تبحث الشركة في ثلاثة موردين قبل اتخاذ قرار نهائي.
الخطوة 5: أمر الشراء
يستخدم أمر الشراء لشراء المواد بين المشتري والبائع. وهي تحدد بالتحديد سعر ومواصفات وشروط وأحكام المنتج أو الخدمة وأي التزامات إضافية.
الخطوة 6: التسليم
يجب تسليم أمر الشراء ، عادة عن طريق الفاكس أو البريد أو شخصيًا أو البريد الإلكتروني أو أي وسيلة إلكترونية أخرى. في بعض الأحيان يتم تحديد طريقة التسليم المحددة في مستندات الشراء. ثم يقر المستلم باستلام أمر الشراء. يحتفظ كلا الطرفين بنسخة في الملف.
الخطوة 7: التعجيل
تعالج بعثة أمر الشراء دقة توقيت الخدمة أو المواد المقدمة. يصبح من المهم بشكل خاص إذا كان هناك أي تأخير. تتضمن المشكلات التي يتم ملاحظتها غالبًا تواريخ الدفع ومواعيد التسليم وإكمال العمل.
الخطوة 8: استلام وفحص المشتريات
بمجرد تسليم الشركة المرسلة للمنتج ، يقبل المستلم العناصر أو يرفضها. قبول البنود يلزم الشركة بدفع ثمنها.
الخطوة 9: الموافقة على الفاتورة والدفع
يجب أن تتطابق ثلاث مستندات عندما تطلب الفاتورة الدفع - الفاتورة نفسها ومستند الاستلام وأمر الشراء الأصلي. توفر اتفاقية هذه المستندات تأكيدًا من كل من المستلم والمورد. يجب حل أي اختلافات قبل أن يدفع المستلم الفاتورة. عادةً ما يتم السداد في صورة نقود أو شيكات أو تحويلات بنكية أو خطابات ائتمان أو أنواع أخرى من التحويلات الإلكترونية.
الخطوة 10: سجل الصيانة
في حالة عمليات التدقيق ، يجب على الشركة الاحتفاظ بسجلات مناسبة. وتشمل هذه سجلات الشراء للتحقق من أي معلومات ضريبية وأوامر شراء لتأكيد معلومات الضمان. تشير سجلات الشراء إلى المشتريات المستقبلية أيضًا.
تعليقات
إرسال تعليق